אילו מסמכים להכין לרואה החשבון לדוח השנתי: צ'קליסט מלא לעצמאים
הדוח השנתי מתחיל הרבה לפני הפגישה עם רואה החשבון. הנה צ'קליסט מלא של המסמכים שכדאי לאסוף, מחולק לפי נושאים, וטיפים לאיסוף מהיר מתיבת המייל.
אילו מסמכים צריך לדוח השנתי? התשובה הקצרה
לדוח השנתי רואה החשבון צריך בעיקר את כל מסמכי ההכנסות וההוצאות של העסק בשנת המס, אישורים שנתיים מהבנקים ומגופי החיסכון (פנסיה, קרן השתלמות, ביטוחים), פירוט תשלומים לביטוח לאומי ולמס הכנסה, ומסמכים שמזכים בהטבות מס כמו אישורי תרומות ונקודות זיכוי. ככל שהמסמכים מגיעים מסודרים יותר, כך הדוח מוכן מהר יותר ויש פחות סיכוי לפספס הוצאה מוכרת.
הצ'קליסט הבא מחולק לפי נושאים. לא כל סעיף רלוונטי לכל אחד: עוסק פטור שעובד מהבית ועוסק מורשה עם עובדים ורכב יצטרכו רשימות שונות. השתמשו בו כנקודת פתיחה, ותאמו את הרשימה הסופית עם רואה החשבון שלכם.
מועד ההגשה של הדוח השנתי משתנה משנה לשנה, ולמיוצגים על ידי רואה חשבון יש לעיתים קרובות הסדר מועדים שונה. אל תסתמכו על תאריך ששמעתם משנה קודמת, ובדקו מול רואה החשבון או באתר רשות המסים.
מסמכי הכנסות: מה להכין
- העתקים של כל החשבוניות או הקבלות שהפקתם במהלך השנה, כולל מסמכי זיכוי ומסמכים שבוטלו.
- דוח הכנסות מתוכנת החשבוניות – רוב המערכות מאפשרות לייצא דוח שנתי מרוכז, וזה חוסך הרבה עבודה.
- אישורים שנתיים על ניכוי מס במקור מלקוחות שניכו לכם מס מהתשלום, אם יש כאלה.
- הכנסות ממשכורת, אם עבדתם גם כשכירים באותה שנה: טופס 106 מכל מעסיק.
- הכנסות נוספות – שכר דירה, הכנסות מחו״ל, או קצבאות, לפי העניין.
אם אתם לא בטוחים איזה סוג מסמך הפקתם ללקוחות, ומה ההבדל בין המסמכים, כדאי לקרוא את המדריך מה ההבדל בין חשבונית מס, קבלה וחשבונית מס קבלה.
מסמכי הוצאות: הסעיף שבו רוב העצמאים מפספסים כסף
הוצאה שאין לה מסמך היא, בפועל, הוצאה שקשה מאוד לדרוש בגינה הכרה. וכאן נמצא הפער הגדול: הרבה הוצאות עסקיות היום נרכשות אונליין, והחשבוניות שלהן קבורות בתיבת המייל.
- חשבוניות מספקים ונותני שירות – גרפיקאים, יועצים, קבלני משנה.
- מנויים ותוכנות – Google Workspace, Microsoft 365, Adobe, Canva, אחסון אתרים, דומיינים. רבים מהם שולחים קבלה באנגלית בלבד.
- תקשורת – טלפון נייד, אינטרנט, קו נייח.
- פרסום – קבלות מ-Meta, Google Ads וכדומה.
- ציוד – מחשב, מסך, מצלמה, ריהוט משרדי. ציוד יקר עשוי להיות מוכר בדרך של פחת לאורך כמה שנים, ולכן חשוב לשמור את חשבונית הרכישה.
- רכב ונסיעות – דלק, טיפולים, ביטוח רכב, חניה, תחבורה ציבורית.
- משרד או עבודה מהבית – שכירות, ארנונה, חשמל, לפי חלק השימוש העסקי.
- השתלמויות, ספרות מקצועית וכנסים.
חפשו בתיבת המייל לפי טווח השנה כולה, למשל ב-Gmail: has:attachment (חשבונית OR קבלה OR invoice OR receipt) after:2026/01/01 before:2027/01/01. לחיפוש מלא, כולל Outlook וחשבוניות שמגיעות כקישור, ראו איך למצוא את כל החשבוניות במייל.
שימו לב: היקף ההכרה בכל הוצאה, למשל ברכב, בטלפון או בעבודה מהבית, נקבע לפי כללים ספציפיים ולפי השימוש בפועל. התפקיד שלכם הוא להביא את המסמכים, ורואה החשבון יקבע מה מוכר ובאיזה שיעור.
אישורים שנתיים מבנקים, ביטוח לאומי וקופות חיסכון
את רוב האישורים האלה הגופים שולחים בתחילת השנה, בדואר, במייל או באזור האישי באתר. כדאי לרכז אותם בתיקייה אחת ברגע שהם מגיעים.
- דפי חשבון בנק וכרטיסי אשראי של החשבון העסקי לכל השנה.
- טופס 867 – אישור שנתי מהבנק על הכנסות מריבית ומניירות ערך וניכוי המס מהן.
- אישורים על הפקדות לפנסיה (קצבה), לקרן השתלמות לעצמאים ולביטוח אובדן כושר עבודה.
- אישורים על ביטוח חיים פרטי, אם יש.
- ריכוז תשלומים לביטוח לאומי במהלך השנה, אפשר להוריד מהאזור האישי באתר הביטוח הלאומי.
- ריכוז מקדמות מס הכנסה ששילמתם, ובמקרה של עוסק מורשה גם דוחות המע״מ התקופתיים.
- הלוואות עסקיות – לוח סילוקין ואישור על ריבית ששולמה, אם רלוונטי.
מסמכים אישיים שיכולים להקטין את המס
חלק מהמסמכים לא קשורים ישירות לעסק, אבל יכולים להשפיע על המס שתשלמו. רואה החשבון לא תמיד יודע עליהם אם לא תספרו לו.
- קבלות על תרומות למוסדות שמוכרים לצורך זיכוי ממס (בדרך כלל מופיע על הקבלה שהמוסד מוכר לפי סעיף 46).
- מסמכים לנקודות זיכוי – למשל אישור על סיום תואר אקדמי או לימודי מקצוע, ופרטים על ילדים.
- שינויים במצב האישי – נישואין, גירושין, לידה, מעבר דירה ליישוב שמזכה בהטבה.
- אישורים רפואיים או אישורי נכות, אם יש, שעשויים לזכות בהקלות.
התנאים לכל הטבה משתנים ויש להם פרטים קטנים שחשובים, כמו מספר שנים מסיום התואר או סוג המוסד. רק תביאו את המסמכים, ובקשו מרואה החשבון לבדוק מה מגיע לכם.
איך לאסוף את כל המסמכים לדוח השנתי בלי לבזבז סוף שבוע
- הדפיסו או העתיקו את הצ'קליסט וסמנו ליד כל סעיף אם הוא רלוונטי לכם.
- צרו תיקייה לשנת המס עם תתי-תיקיות: הכנסות, הוצאות, אישורים שנתיים, אישי.
- התחילו מהמייל – שם נמצאות רוב החשבוניות. הריצו חיפוש לפי שנה, הורידו ושמרו בשמות אחידים.
- היכנסו לאזורים האישיים בבנק, בביטוח לאומי ובקופות החיסכון והורידו את האישורים השנתיים.
- עברו על דפי הבנק והאשראי וסמנו כל חיוב עסקי שאין לו עדיין מסמך. בקשו מהספק עותק.
- שלחו לרואה החשבון חבילה אחת מסודרת, כמו שמתואר במדריך איך לשלוח חשבוניות לרואה החשבון.
שלב 3 הוא בדרך כלל הארוך ביותר. כדי לקצר אותו, אפשר להשתמש ב-Inbox Invoices, כלי חינמי שמוצא חשבוניות וקבלות בתיבת המייל ומייצא אותן כקובץ ZIP עם טבלת CSV, כך שנשאר לכם רק לבדוק ולהשלים.
סיכום: הדוח השנתי מתחיל בינואר
הכנת המסמכים לדוח השנתי היא בעיקר עבודת איסוף: הכנסות, הוצאות, אישורים שנתיים ומסמכים אישיים. מי שאוסף לאורך השנה, ולא ברגע האחרון, מגיע לרואה החשבון עם חבילה מלאה ומפספס פחות הוצאות. אמצו שגרה חודשית קצרה לארגון חשבוניות, שמרו את האישורים השנתיים ברגע שהם מגיעים, ותאמו עם רואה החשבון את הרשימה המדויקת שמתאימה לעסק שלכם.
רוצים לחסוך את החיפוש הידני?
Inbox Invoices סורק את תיבת ה-Gmail, מוצא חשבוניות וקבלות ומוריד אותן לקובץ ZIP אחד. חינם, בלי סיסמה ובלי לשמור את המיילים שלכם.
מצאו את החשבוניות שלישאלות נפוצות
מה צריך להביא לרואה החשבון לדוח שנתי של עצמאי?
את כל מסמכי ההכנסות וההוצאות של השנה, דפי בנק ואשראי, טופס 867 מהבנק, אישורים על הפקדות לפנסיה, לקרן השתלמות ולביטוחים, ריכוז תשלומים לביטוח לאומי ולמס הכנסה, ומסמכים אישיים כמו קבלות על תרומות. הרשימה המדויקת תלויה בעסק שלכם.
האם עוסק פטור צריך להגיש דוח שנתי?
בדרך כלל כן. עוסק פטור אינו גובה מע״מ, אבל הוא לא פטור ממס הכנסה, ולכן עצמאים מגישים ככלל דוח שנתי למס הכנסה. כדאי לאשר את החובה הספציפית שלכם מול רואה החשבון או רשות המסים.
מה זה טופס 867?
אישור שנתי שהבנק או בית ההשקעות מנפיק, ובו פירוט הכנסות מריבית, דיבידנד או ניירות ערך והמס שנוכה מהן. בדרך כלל אפשר להוריד אותו מהאתר של הבנק.
מה עושים אם חסרה חשבונית על הוצאה עסקית?
פנו לספק ובקשו עותק. רוב מערכות החשבוניות מאפשרות להפיק מסמך מחדש. במקביל, חפשו בתיבת המייל, כי הרבה פעמים החשבונית נמצאת שם כקובץ מצורף או כקישור.
המדריך הבא
מה ההבדל בין חשבונית מס, קבלה וחשבונית מס קבלה?
חשבונית מס מתעדת עסקה ומע״מ, קבלה מאשרת שהכסף התקבל, וחשבונית מס קבלה עושה את שניהם יחד. כך תבינו איזה מסמך צריך, מתי, ומה לשמור.
